打開(kāi)Alpha系統(tǒng)的正確方式——賦能團(tuán)隊(duì)管理
當(dāng)前，律師行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)進(jìn)入了白熱化階段，在這樣的市場(chǎng)環(huán)境中，律所想要獲得較大的市場(chǎng)份額，并健康、可持續(xù)地發(fā)展下去顯然不是簡(jiǎn)單的事情。貴州惟勝道律師實(shí)務(wù)所，作為人數(shù)不到 40 人的中小型律所，其每年承接的標(biāo)的總額高達(dá)數(shù)百億元，律師人均年創(chuàng)收接近百萬(wàn)，創(chuàng)造了新的律所奇跡。惟勝道所的相關(guān)負(fù)責(zé)人在接受采訪時(shí)說(shuō)，除了差異化的品牌定位以及強(qiáng)有力的核心團(tuán)隊(duì)外，律所管理也是讓其在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獨(dú)樹(shù)一幟的主要原因之一。
“律所的競(jìng)爭(zhēng)其實(shí)就是管理的競(jìng)爭(zhēng)，要想將律所的文化、歷史沉淀與發(fā)展的規(guī)模相匹配，就要在管理上下功夫。” 惟勝道所的負(fù)責(zé)人說(shuō):“人各有所長(zhǎng)，好的律師不一定擅長(zhǎng)做管理，所以律所需要合適的人員愿意付出精力和熱心來(lái)管理律所。”
作為一家公司制律所，惟勝道最需要解決的就是分工的問(wèn)題。律所負(fù)責(zé)人堅(jiān)持主張，員工不是散兵游勇自行其事的，各個(gè)律師都要服從律所和部門(mén)統(tǒng)一的任務(wù)安排和調(diào)配，案件信息、案件材料以及法律觀點(diǎn)也要做到共享。要實(shí)現(xiàn)這樣的目的，律所必須有一個(gè)適合于自己的強(qiáng)大管理系統(tǒng)作為技術(shù)支持。
惟勝道作為Alpha系統(tǒng)的天使用戶，在 2015 年就參加了iCourt 舉辦的第六屆律所主任年會(huì)，對(duì)iCourt的理念技術(shù)非常認(rèn)可。此后，該所的全體合伙人團(tuán)隊(duì)和骨干律師一起到北京iCourt總部全面學(xué)習(xí)了Alpha系統(tǒng)，在當(dāng)天的學(xué)習(xí)結(jié)束后，全體律師均表示應(yīng)該早點(diǎn)引入Alpha 。目前，全所的律師都在使用Alpha系統(tǒng)，Alpha已經(jīng)成為了律師們?nèi)粘＾k公必不可少的工具。
Alpha極大地推動(dòng)了律所項(xiàng)目流程管理的質(zhì)效升級(jí)。惟勝道堅(jiān)持適用團(tuán)隊(duì)協(xié)作的模式，所內(nèi)幾乎每個(gè)項(xiàng)目都由多個(gè)律師協(xié)作共同完成。起初，大家主要通過(guò)微信上溝通，但是難免有一些不適用辦公場(chǎng)景的弊端，比如律師之間單項(xiàng)溝通時(shí)容易遺忘反饋，同時(shí)，成員溝通時(shí)存在盲區(qū)，團(tuán)隊(duì)之間也難以實(shí)現(xiàn)信息共享等。在使用了Alpha以后，團(tuán)隊(duì)協(xié)作就不再單純依靠律師的記憶力，大家可以通過(guò)Alpha讓業(yè)務(wù)秘書(shū)來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目流程的管理，大大減少了上述問(wèn)題的發(fā)生概率。
在業(yè)務(wù)管理上，惟勝道還利用Alpha制定了自己的模板庫(kù)。比如法律顧問(wèn)服務(wù)的模板庫(kù)，其中包含顧問(wèn)管理、合同審查、法律意見(jiàn)書(shū)、專項(xiàng)糾紛處理、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)培訓(xùn)等多種類別，還可以結(jié)合法院訴訟流程和所內(nèi)訴訟管理制度來(lái)制作商事訴訟流程的詳細(xì)模板。管理者將這些項(xiàng)目模板導(dǎo)入Alpha系統(tǒng)，業(yè)務(wù)秘書(shū)便會(huì)在Alpha中將辦案任務(wù)分配到各個(gè)項(xiàng)目，同時(shí)設(shè)置具體的負(fù)責(zé)人、任務(wù)節(jié)點(diǎn)、任務(wù)的反饋期限等，將每一項(xiàng)任務(wù)具體到每個(gè)責(zé)任人，并且還可以同步到日歷當(dāng)中形成律師自己的日程安排。在任務(wù)分配后，業(yè)務(wù)秘書(shū)可以隨時(shí)跟具體的經(jīng)辦律師溝通業(yè)務(wù)的完成情況，還能夠及時(shí)對(duì)客戶進(jìn)行反饋。
值得一提的是，以往律所很難直觀去和客戶解釋“服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量”。在使用了Alpha系統(tǒng)以后，項(xiàng)目流程不僅是律所對(duì)客戶的承諾，也是律所對(duì)每一個(gè)律師管理和考核的標(biāo)準(zhǔn)。此外，惟勝道還會(huì)在系統(tǒng)中為客戶建立“重要合作伙伴”數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)客戶每個(gè)月或每個(gè)季度的需求，由業(yè)務(wù)秘書(shū)將這些重要合作伙伴的工商信息、法律風(fēng)險(xiǎn)、涉訴情況等通過(guò) Alpha 系統(tǒng)檢索、整合，并反饋給客戶，幫助律師定期給客戶提供“重要合作商”的風(fēng)險(xiǎn)分析、為客戶提前規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，這也很大程度提高了律所的服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力。
目前，惟勝道還在持續(xù)地對(duì)Alpha的功能進(jìn)行探索，讓其為律所管理質(zhì)效升級(jí)賦能，助力律所在競(jìng)爭(zhēng)激烈的法律市場(chǎng)獲得更多的機(jī)會(huì)。
