Alpha系統(tǒng)律所管理和項目協(xié)作功能，解決了這家律所的痛點
“律所的競爭其實就是管理的競爭，要想將律所的文化或歷史沉淀與發(fā)展的規(guī)模相匹配，就要在管理上下功夫。”在惟勝道，這是備受大家所熟知的一句話。惟勝道所內(nèi)在職人員不到 40 人，但是其 2021 年度平均訴訟爭議解決專項標(biāo)的總額達(dá)200 億，年均訴訟與仲裁爭議案件標(biāo)的總額達(dá) 100 億元。惟勝道能夠創(chuàng)造出如此理想的“成績單”，與他們所使用的Alpha智能管理系統(tǒng)息息相關(guān)。
惟勝道的相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)為，好的律師不一定擅長做管理，所以律所需要合適的管理人員愿意付出精力和熱心來專門管理律所。傳統(tǒng)律所的體制難免制約律所的管理，只有公司制的管理體制將惟勝道各個部門凝聚成利益共同體。具體來說，惟勝道采用計點制分配利潤，每年都要對律所的合伙人進(jìn)行相應(yīng)的績效的考核。由此，惟勝道能夠?qū)⒑匣锶死卫蔚乩υ谝黄穑髽I(yè)內(nèi)部的凝聚力非常強(qiáng)。
不過，在過去的很長一段時間，惟勝道在管理上遇到了一系列新的難題。作為一家公司制律所，其分工的問題一直難以解決。“我們不是散兵游勇各行其事的，各個律師都要服從律所和部門統(tǒng)一的任務(wù)安排和調(diào)配，案件信息、案件材料以及法律觀點技術(shù)也要實現(xiàn)共享，但是傳統(tǒng)的模式很難達(dá)到這樣的效果。”惟勝道的相關(guān)負(fù)責(zé)人說。
機(jī)緣巧合下，惟勝道接觸到了Alpha系統(tǒng)。目前，全所的律師都在使用這一系統(tǒng)。
在業(yè)務(wù)管理上，惟勝道制定了自己的模板庫。比如法律顧問服務(wù)的模板庫，其包含有顧問管理、合同審查、法律意見書、專項糾紛處理、現(xiàn)場服務(wù)培訓(xùn)等分類。律所還會結(jié)合法院訴訟流程和所內(nèi)訴訟管理來制作商事訴訟流程模板。
據(jù)悉，業(yè)務(wù)秘書會將這些項目模板導(dǎo)入Alpha系統(tǒng)，并且將業(yè)務(wù)的分工在系統(tǒng)中進(jìn)行分配，具體到各個項目的各個詳細(xì)任務(wù)之中。同時，通過設(shè)置具體的負(fù)責(zé)人、任務(wù)節(jié)點、任務(wù)的反饋期限將每一項任務(wù)再具體到每個責(zé)任人，系統(tǒng)可以將其同步到日歷當(dāng)中形成律師自己的日程安排。Alpha系統(tǒng)的一大優(yōu)勢就在于，最大程度發(fā)揮秘書的協(xié)助作用提升管理質(zhì)效，律師也不再依賴于個人的記憶力去做業(yè)務(wù)管理。
在團(tuán)隊協(xié)作方面，Alpha系統(tǒng)也發(fā)揮了巨大的作用。不僅每個項目需要由多人協(xié)作完成，而且事務(wù)所的管理也需要大家協(xié)同達(dá)成。初始，惟勝道的員工們在微信上溝通，難免會出現(xiàn)信息遺忘或者沒有及時反饋的問題。同時，團(tuán)隊的其他成員對溝通內(nèi)容也存在壁壘，難以信息共享。如何整合律所和團(tuán)隊的工作，這是一大管理難題。而采用了Alpha系統(tǒng)之后，團(tuán)隊成員可以通過系統(tǒng)進(jìn)行實時協(xié)作、互通有無，打破信息壁壘。管理人員還可以實時角度項目進(jìn)程，督促相應(yīng)負(fù)責(zé)人員，做到了及時整合、監(jiān)管項目任務(wù)，最大程度降低交流成本與出錯率。
作為一家有歷史、有文化、受人尊敬的商事訴訟專業(yè)化律所，惟勝道目前還在探索Alpha系統(tǒng)的更多應(yīng)用，讓其成為律所管理提質(zhì)增效的“助推器”。
